إجراءات تقديم طلب صاحب البيانات وتقييمه والرد عليه

I. التعريفات

**II. استلام الطلب**

**أ. شكل الطلب**

فيما يتعلق بمعالجة بياناتك الشخصية، يمكنك تقديم طلبك من خلال ملء نموذج الطلب الموجود على العنوان الإلكتروني للشركة، أو بالطرق التالية، شريطة الامتثال للشروط الواردة في المادة 5 من التعميم بشأن إجراءات وقواعد تقديم الطلب إلى مسؤول البيانات:

– إرسال طلب كتابي ومُوقع بالتوقيع الرطب بالبريد إلى عنواننا المذكور أعلاه.
– عبر البريد الإلكتروني الذي سترسله إلى العنوان info@atakoygoruntuleme.com
– طلب موقع بالتوقيع الإلكتروني الآمن أو التوقيع عبر الهاتف المحمول

قد نطلب تحققات إضافية (مثل التأكيد عبر الهاتف، طلب وثيقة تثبت الهوية) وفقًا لطبيعة طلبك وطريقة تقديمك للطلب، وذلك بهدف التحقق من أن الطلب يعود لك، ومنع انتهاك حقوقك الشخصية، وبالتالي حماية حقوقك. وفقًا لطبيعة طلبك، يجب تزويدنا بالمعلومات والوثائق كاملة ودقيقة.

المعلومات التي يجب أن تكون في نص الطلب فيما يتعلق بصاحب البيانات:

أ) الاسم، اللقب، توقيعه،
ب) بالنسبة لمواطني الجمهورية التركية، رقم الهوية التركية، أما إذا كان أجنبيًا فجنسيته ورقم جواز سفره أو رقم هويته إن وجد،
ج) عنوان محل الإقامة أو مكان العمل المعتمد للإخطار،
د) عنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف ورقم الفاكس للإخطار إن وجد،
هـ) موضوع الطلب.

**ب. محتوى الطلب**

**تحديد هوية مقدم الطلب:** لتقييم طلبات صاحب البيانات، يتم أولاً تحديد ما إذا كان الشخص الذي يقدم الطلب هو مالك البيانات الشخصية التي تتم معالجتها لدى الشركة. في الطلبات المقدمة عبر الوسيط الإلكتروني، يجب استخدام التوقيع الإلكتروني الآمن في طلبات صاحب البيانات للوفاء بشرط الكتابة.

فيما يتعلق بالطلبات المشروطة، يجب طلب المستندات التي تثبت المعلومات والادعاء حول كيفية تحقق هذا الشرط. في حالة استلام طلب من قنوات غير صالحة، يجب إنشاء نصوص تحذير وتوجيه لصاحب البيانات لتوجيهه إلى قنوات الطلب الصالحة.

بالنسبة للطلبات التي لم يتم استلامها عبر الطرق المحددة في الإجراء، إذا تم تحديد هوية مقدم الطلب وتم توفير المعلومات المطلوبة في النموذج، فيمكن أيضًا أخذ هذه الطلبات المقدمة عبر هذه الطرق في الاعتبار للتقييم. يتم أيضًا تقييم الطلبات التي لا تحمل هذه الخاصية، ويجب التواصل مع مقدم الطلب حتى يتم الحصول على المعلومات المطلوبة في النموذج، مع الإشارة إلى أن الطلب قد رُفض بسبب عدم الامتثال للإجراء.

**ج. حالات أخرى**

**1. الطلب المقدم من قبل وكيل أو ممثل قانوني**

يجب التحقق من وجود صلاحية الشخص الذي يقدم الطلب لتقديم الطلب. بالنسبة للطلبات المتعلقة بالبيانات الشخصية للأطفال، يمكن تقديم الطلب من قبل الممثل القانوني. في مثل هذه الحالة، يجب طلب نسخ من المستندات التي تحدد صلاحية الممثل القانوني بالتأكيد.

**2. تقديم طلب جماعي**

في حالة تقديم طلب جماعي، بعد التحقق من هوية صاحب البيانات، يتم تحديد حالة صلاحية الطرف الثالث الذي يقدم الطلب. يجب على الشركة فصل الطلب لكل شخص وتقييمه بشكل منفصل.

**3. رسوم الطلب**

سيتم البت في طلباتك الواردة في طلبك مجانًا في غضون ثلاثين يومًا كحد أقصى وفقًا لطبيعة الطلب. ومع ذلك، في حال كان الإجراء يتطلب تكلفة إضافية للشركة، يجوز تحميل صاحب الطلب الرسوم المحددة في التعميم الخاص بإجراءات وقواعد تقديم الطلب إلى مسؤول البيانات، والصادر عن مجلس حماية البيانات الشخصية. إذا تم تقديم الرد على الطلب في وسيط تسجيل مثل قرص مضغوط (CD) أو مشغل وسائط (USB)، فإن الرسوم التي سيتم طلبها من صاحب أو أصحاب البيانات لن تتجاوز تكلفة وسيط التسجيل.

**III. عملية تقييم الطلب**

في الحالات التي تكون فيها المعلومات المطلوب تقديمها في الطلبات المقدمة من قبل صاحب البيانات ناقصة، أو تحتوي على معلومات تخص أطرافًا ثالثة، أو يجب رفض الطلب لأسباب مختلفة، يتم إجراء التقييم من قبل الشركة وفقًا للوقائع الملموسة.

في الحالات التي لا يكون فيها من الممكن الرد على طلب الحصول على معلومات دون مشاركة البيانات الشخصية لأطراف ثالثة، يجب محاولة الرد على طلب الحصول على المعلومات أولاً دون مشاركة البيانات الشخصية للطرف الثالث. إذا تعذر ذلك، ينبغي التحقق مما إذا كان الطرف الثالث قد أعطى موافقته الصريحة على مشاركة بياناته الشخصية. إذا تعذر الحصول على الموافقة الصريحة من الطرف الثالث، فيجب التشكيك في مدى معقولية مشاركة البيانات الشخصية دون الحصول على موافقة صريحة. يجب محاولة الحصول على موافقة صريحة من صاحب البيانات الذي يُضطر إلى الكشف عن بياناته الشخصية، وإذا لم يوافق على مشاركة بيانات الأطراف الثالثة، فيجب الرد على الطلب بعد استخراج معلومات الأطراف الثالثة بالكامل.

**فترات تقييم الطلبات**

يتم تقييم طلبات الحقوق المتعلقة بالبيانات الشخصية، والرد عليها في غضون 30 يومًا كحد أقصى من تاريخ وصولها إلى الشركة. في حالة عدم تقديم أي رد خلال هذه الفترة، يجوز لصاحب الطلب تقديم شكوى إلى المجلس.

لكي يمكن الرد على الطلبات في الوقت المحدد؛ بعد استلام الطلب، يتم فحص الطلب، ويتم منح مدة أقصاها يومين من قبل الشخص المسؤول في القسم المعني لإرسال المعلومات والطلبات المتعلقة بالطلب. يجب مراعاة مدة أقصاها أسبوعين من قبل الشخص المسؤول المذكور للرد على الطلب الوارد. بعد ذلك، يتم إبلاغ صاحب الطلب في غضون 30 يومًا.

**IV. الرد على الطلبات**

يتم الرد على جميع الطلبات من قبل الشركة في غضون 30 يومًا. يجب أن يحتوي خطاب الرد على المعلومات التالية:

– معلومات مسؤول البيانات.
– معلومات صاحب الطلب.
– موضوع الطلب وتاريخ استلامه.
– الإجراءات المتخذة بشأن الطلب.
– ردود الشركة على الطلبات.
– تاريخ الرد على الطلب.
– توقيع المخوَّل.

يتم حفظ سجلات الأحداث والمستندات والنتائج المتعلقة بالطلب ذي الصلة في الفهرس الإلكتروني الذي تم إنشاؤه لهذا الشأن، وكذلك يتم حفظ سجل الإرسال الخطي كنسخة في الأرشيف.