Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası

SOLARİS GÖRÜNTÜLEME MERKEZİ TİCARET A.Ş.

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

1.GİRİŞ 

1.1 Amaç 

Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), Türkiye’de kurulu, Genel Merkezi; Ataköy 8-8-9-10 Kısım Mah. Çobançeşme E5 Yanyol No:16/1 A İç Kapı No:20 Ataköy-Bakırköy-İstanbul adresinde bulunan, 0773073379200001 mersis no’ lu,  Bakırköy Vergi Dairesi, 7730733792 no’ lu vergi mükellefi Solaris Görüntüleme Merkezi Ticaret A.Ş. tarafından (“ŞİRKET” olarak anılacaktır) tarafından gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır. 

ŞİRKET; kişisel verilerin korunması konusundaki hassas yaklaşımı ile ŞİRKET çalışanları, çalışan adayları, tedarikçiler, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir. 

Kişisel verilerin saklanmasına, silinmesine, yok edilmesine,  anonim hale getirilmesine ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, ŞİRKET tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politikaya uygun olarak gerçekleştirilir. 

1.2 Kapsam 

ŞİRKET çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları, tedarikçiler, hastalar, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup ŞİRKETİN sahip olduğu ya da ŞİRKET tarafından yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır. 

1.3 Kısaltmalar ve Tanımlar 

Alıcı Grubu : Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi. 

Açık Rıza : Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza. 

Anonim Hale Getirme : Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi. 

Çalışan : Şirket personeli. 

Elektronik Ortam : Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar. 

Elektronik Olmayan Ortam : Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar. 

Hizmet Sağlayıcı : ŞİRKET ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi. 

İlgili Kişi : Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. 

İlgili Kullanıcı : Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler. 

İmha : Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi. 

Kanun : 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. 

Kayıt Ortamı : Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam. 

Kişisel Veri : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. 

Kişisel Veri İşleme Envanteri : Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter. 

Kişisel Verilerin İşlenmesi : Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. 

Kurul : Kişisel Verileri Koruma Kurulu 

Özel Nitelikli Kişisel Veri : Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri. 

Periyodik İmha : Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi. 

Politika : Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası 

Veri İşleyen : Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi. 

Veri Kayıt Sistemi : Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi. 

Veri Sorumlusu : Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi. 

Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi : Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi. 

VERBİS : Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi 

Yönetmelik : 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik. 

2.SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI 

ŞİRKET’in tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir. 

Tablo 1: Saklama ve imha süreçleri görev dağılımı 

3.KAYIT ORTAMLARI 

Kişisel veriler, ŞİRKET tarafından Tablo 2’de listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır. 

Tablo 2: Kişisel veri saklama ortamları Elektronik Ortamlar Elektronik 

4. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

ŞİRKET tarafından; çalışanlar, çalışan adayları, ziyaretçiler, tedarikçiler, hastalar ve hizmet sağlayıcı olarak ilişkide bulunulan üçüncü kişilerin, kurumların veya kuruluşların çalışanlarına ait kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir. Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir. 

4.1 Saklamaya İlişkin Açıklamalar 

Kanunun 3 üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4 üncü maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6 ncı maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır. 

Buna göre, ŞİRKET faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır. 

ŞİRKET, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI’nda belirtilen amaçlar doğrultusunda saklar. 

4.1.1 Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler 

ŞİRKET’te, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler; 

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 
• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 
• 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 
• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 
• 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 
• 4857 sayılı İş Kanunu, 
• 3475 sayılı  Vergi Usul Kanunu,
• 5434 sayılı Emekli Sağlığı Kanunu, 
• 5188 sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun,
• 2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu, 
• İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik, 
• 3359 sayılı Sağlık Hizmetleri Temel Kanunu, 
• 663 sayılı Sağlık Bakanlığı ve Bağlı Kuruluşlarının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname,
• Kişisel Sağlık Verilerinin İşlenmesi ve Mahremiyetinin Korunması Yönetmeliği, 
• Kişisel Sağlık Verileri Hakkında Yönetmelik ve Sağlık Bakanlığı düzenlemeleri vb. mevzuat hükümleri

Bu kanunlar, yönetmelikler vb resmi kararlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır. Mevzuatta herhangi bir süre öngörülmemiş ise; kişisel verilerin işlenmesini gerektiren amacın ortadan kalkması anına kadar saklanmaktadır.

4.2 İmhayı Gerektiren Sebepler 

Kişisel veriler; 

• İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası, 
• İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması, 
• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması, 
• Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun ŞİRKET tarafından kabul edilmesi, 
• ŞİRKET’in, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması, 
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması, 

durumlarında, ŞİRKET tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Bu süreç, 

• Genel Müdürden imha, yok etme ve silme oluru alınır,
• Departman şeflerince işlem gerçekleştirilir,
• İmha edilecek evraklar okunmaz hale getirilir 
• Yapılan imha bilgisayar ortamına yansıtılarak kayıt altına alınır
• İmha ile ilgili dokümanlar saklanır, şeklinde gerçekleştirilir. 

5.TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER 

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanunun 12 nci maddesiyle Kanunun 6 ncı maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde     ŞİRKET tarafından teknik ve idari tedbirler alınır. 

5.1 Teknik Tedbirler

ŞİRKET tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır: 

• Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
• Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.
• Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, gelistirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
• Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
• Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
• Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
• Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
• Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
• Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
• Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
• Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
• Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
• Özel nitelikli kişisel veriler için güvenli şifreleme / kriptografik anahtarlar kullanılmakta ve farklı birimlerce yönetilmektedir.
• Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
• Sızma testi uygulanmaktadır.
• Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir.
• Şifreleme yapılmaktadır.
• Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güçlü parolalar kullanılmaktadır. 
• ŞİRKET internet sayfasına erişimde güvenli protokol (HTTPS) kullanılmaktadır. 

5.2 İdari Tedbirler

ŞİRKET tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır: 

• Anahtar yönetimi uygulanmaktadır.
• Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
• Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
• Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
• Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
• İlgili kişilere aydınlatma yükümlülükleri yerine getirilmektedir.
• İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
• Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
• Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
• Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
• Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi sağlanmaktadır.
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.
• Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
• Şirket, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli tedbirleri almaktadır. 
• Hukuka aykırı işlem tespiti halinde ilgili kişiye ve kurula bildirilmektedir.

6.KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ 

İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, ŞİRKET tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir. 

6.1 Kişisel Verilerin Silinmesi 

Kişisel veriler Tablo-3’te verilen yöntemlerle silinir. 

Tablo 3: Kişisel Verilerin Silinmesi  

6.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi 

Kişisel veriler, ŞİRKET tarafından Tablo-4’te verilen yöntemlerle yok edilir. 

Tablo 4: Kişisel Verilerin Yok Edilmesi 

6.3 Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi 

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. 

Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir. 

7. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ 

ŞİRKET  tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak; 

• Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde; 
• Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta; 
• Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yer alır. 

Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde ŞİRKET tarafından güncellemeler yapılır. Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi ŞİRKET tarafından yerine getirilir. 

Tablo 5: Süreç bazında saklama ve imha süreleri tablosu 

  8. PERİYODİK İMHA SÜRESİ 

Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince ŞİRKET, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, ŞİRKET’te her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir. 

9. POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI 

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası da Şirket nezdinde saklanır. 

10.POLİTİKA’NIN GÜNCELLENME PERİYODU 

Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir. 

11.POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI 

Politika, ŞİRKET’in internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde ŞİRKET tarafından iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile saklanır.